Processen analyseren en verbeteren voor een multinational in de drankensector
Onze afdeling Data & Analytics dook diep in de data van een multinational in de drankensector. Deze multinational stapt binnenkort over naar het ERP-systeem SAP S/4HANA. Dit systeem maakt het mogelijk de bedrijfsprocessen in alle vestigingen wereldwijd op dezelfde manier in te richten. Voor deze stap is het echter van belang eerst inzicht te krijgen in de huidige processen en de ‘gaps’ daarin. Hoe draagt Data & Analytics van KPMG daarmee bij aan het succes van deze nieuwe manier van procesinrichting?
Over Himalini en Evelien
Himalini Aklecha, manager SAP, startte vier jaar geleden bij KPMG in het team Data-Driven Process Transformation, Data & Analytics, nadat zij haar master Data Science aan de Technische Universiteit Eindhoven afrondde. Daarvoor behaalde zij haar bachelor Computer Science in India. “Het mooie aan dit vak vind ik dat ik met verschillende klanten uit verschillende sectoren werk. Met inzichten uit hun data kan ik hun pijnpunten boven water halen en oplossingen op maat voor ze bouwen. Zo help ik ze om data-inzichten te vertalen naar concrete acties om hun business te verbeteren.”
Evelien Schumacher, consultant Data & Analytics in het Data-Driven Process Transformation-team, werkt nu anderhalf jaar bij KPMG. Daarvoor deed ze een bachelor Psychology & Technology en een master in Data Science aan de Technische Universiteit Eindhoven. “Ik heb mij gespecialiseerd in process mining. En het mooie is dat ik me daarmee bij KPMG ook mag bezighouden. Process mining is een methode om processen te analyseren en zo trends, patronen en gaten te ontdekken. En daarmee kun je dus ook processen verbeteren.”
Processen begrijpen om ze te verbeteren
Himalini en Evelien werken samen in het team dat de multinational helpt bij het analyseren en verbeteren van hun bedrijfsprocessen. Himalini: “Onze opdrachtgever gaat voor het standaardiseren van systemen en processen over van oude ERP-systemen naar SAP S/4HANA. Die ‘verhuizing’ is complex, zeker omdat de multinational wereldwijd vestigingen heeft die allemaal op dezelfde manier moeten gaan werken. Daarom was voor ons de eerste stap van het project om te analyseren hoe de processen nu ingericht zijn, hoe medewerkers deze gebruiken en waar ‘gaps’ zitten. Dit hebben we gedaan voor vier kernprocessen: sales, purchase, logistics en production. Door te begrijpen hoe die processen nu werken en welke dingen er misgaan, kunnen we onze opdrachtgever helpen om de huidige manier van werken te verbeteren en de processen voor de toekomst beter in te richten.”
Door te begrijpen hoe hun processen nu werken, kunnen we onze opdrachtgever helpen om de huidige manier van werken te verbeteren en de processen voor de toekomst beter in te richten.
Himalini Aklecha, senior consultant
Process mining
Waar Himalini de vier processen op hoofdlijnen managede, hield Evelien zich bezig met de details van het productie- en het purchase-proces. “Bij deze processen ging ik de diepte in met process mining. Bij de analyse van het productieproces constateerden we bijvoorbeeld dat bepaalde uitgevoerde activiteiten niet realtime in het systeem waren ingevoerd, maar pas aan het eind van de dag. Als er dan iets mis zou gaan, kun je in de administratie niet meer terugvinden waar in het proces de fout zat. Aan de hand van deze inzichten uit data hielden we vervolgens interviews met betrokkenen. Die inzichten vormden een mooie, objectieve basis voor de interviews. Het gaat niet om de mening van één persoon, maar we hebben bewijs uit data: ‘Kijk, de data laten dit issue zien, hoe denk je dat dit komt?’”
Zelf verder kunnen
Himalini en Evelien hebben hun deel van het project afgerond. Himalini: “We hebben de vier processen geanalyseerd voor één locatie. En we hebben ons project afgerond door onze opdrachtgever te voorzien van gedetailleerde rapportages met onze inzichten en de impact daarvan op hun migratieprogramma.” “De analyse voerden we uit met een process mining-tool waarin we een oplossing implementeerden om processen te analyseren vanuit een standaardisatie- en gebruikersgedragsperspectief. Met workshops hebben we de medewerkers geleerd hoe ze zelf inzichten uit die tool kunnen halen. Zo kunnen de medewerkers zelf verder met het analyseren van de processen op hun andere locaties. En ze kunnen er, zelfs na de migratie, hun lopende processen mee monitoren.”
Business en technologie komen samen
Zowel Himalini als Evelien vinden het werken op het snijvlak van business en technologie een van de leukste dingen van dit project. Himalini: “Voor ons team komt in dit project alles samen. Dit is wat we het liefste doen en het beste kunnen.” Evelien vult aan: “De technologie helpt ons om de data te analyseren. En de business geeft ons antwoorden op het ‘waarom’ en het ‘hoe’.”
Samenwerking en nieuwe dingen leren
In het team werkten naast Himalini en Evelien nog vier andere collega’s. “De samenwerking in ons team is erg prettig”, vindt Himalini. “We kennen elkaar goed, weten wat we aan elkaar hebben en kennen elkaars plussen en minnen. Ook naast werk zien we elkaar. Als we bij de opdrachtgever op bezoek gaan, sluiten we regelmatig af met een borrel in de buurt.” Ook Evelien is blij met het warme teamgevoel. Daarnaast kijkt ze terug op een bijzonder leerzaam project. “De werkwijze was nieuw voor mij en verliep via een iteratief proces. Dat werkte heel prettig. En met het geven van workshops heb ik mijn skills uitgebreid. De partner en senior manager die betrokken waren bij het project ondersteunden ons, maar gaven ons juist ook veel vrijheid en verantwoordelijkheid. Dit had natuurlijk veel impact op de leercurve!” Ook Himalini heeft veel geleerd. “Ik heb nog beter geleerd om techniek te vertalen naar de business en daarbij te checken of we hetzelfde begrijpen. En voor mij was de meer overkoepelende rol nieuw. Ik heb dus geleerd de details los te laten.”
Met workshops leerden we onze opdrachtgever hoe deze zelf inzichten uit de tool kan halen. Zij kunnen nu zelf deze kennis toepassen voor het analyseren van de data van zijn processen in andere landen.
Evelien Schumacher, consultant Data & Analytics
Heb jij interesse in een baan bij KPMG? Let’s meet!
Wil jij ook graag werken aan dit soort casussen? Bij KPMG kom je te werken in een open en informele cultuur. Je krijgt snel veel verantwoordelijkheid én de vrijheid om jezelf te ontwikkelen. Zowel professioneel als persoonlijk. Ben jij benieuwd naar jouw mogelijkheden om te werken in een van onze teams?
